Viestintä

Seura tiedottaa toiminnasta sekä sisäisellä että ulkoisella viestinnällä. Kaikilla cetuslaisilla on oma roolinsa viestinnässä. Viestintäoppaaseen on laadittu ohjeistus henkilöstölle ja vapaaehtoisille.

Toiminnanjohtaja vastaa viestinnän toimivuudesta seurassa, huolehtii, että seuran ajankohtaiset yleiset asiat saavuttavat jäsenistön ja henkilöstön, sekä vastaa kriisiviestinnästä. Tasovastaavat tiedottavat henkilöstöä ja jäseniään oman toimialansa asioista. Toimiston väki vastaa seuran asiakaspalvelusta. Valmennusryhmien tiedottamisesta vastaa vastuuvalmentaja yhdessä joukkueen johtajan kanssa.

Viestinnässä hyödynnetään jäsenrekisterin tiedotteita, nettisivuja, seuran sosiaalisen median kanavia ja valmennusryhmien Whatsapp-ryhmiä.

Sisäinen viestintä

Yleiset asiat tiedotetaan seuran nettisivuilla. Kurssitoiminnan pääasiallinen viestintäkanava on myClub, jota kautta vanhemmat tavoitetaan. Seuran valmennusryhmien tiedotus toimii tällä hetkellä pääsääntöisesti Whatsappissa. Ryhmiä on sekä vanhemmille, valmentajille/ohjaajille, että urheilijoille.

• Valmentajien ryhmissä toimii ylläpitäjinä tasovastaavat ja toiminnanjohtaja.
• Vanhempien ryhmissä joukkueen johtajat toimivat ylläpitäjinä ja linkkinä seuraan päin.
• Urheilijoiden ryhmässä valmentajat toimivat ylläpitäjänä.
• Joukkueen johtajille on oma Whatsapp-ryhmä johon tiedotetaan ajankohtaiset asiat, joko tasovastaavien, toiminnanjohtajan tai muiden vapaaehtoisten / vanhempien toimesta
• keskusteluryhmät on laadittu myös eri työryhmille, kuten kilpailutyöryhmät eri lajeissa.

Kriisiviestintä

Cetuksen ylimmällä johdolla on ylin vastuu kriisiviestinnästä, mutta jokaisella cetuslaisella on oma roolinsa siinä. On todella tärkeää, että onnettomuuksista, tapaturmista ja rikoksista viestitään nopeasti omalle esihenkilölle tai muulle seurajohdolle, sekä muulle uimahallin henkilökunnalle (uimavalvojat/kassa/ohjaajat/valmentajat). Kriisiviestinnässä on tärkeää huomioida, ettei ulkopuolisille avata tapahtumien yksityiskohtia, mutta kerrotaan seuran toiminnanjohtaja tiedottavan asiasta. Kriisiviestinnän osalta tasovastaavien ja toiminnanjohtajan on hyvä miettiä ennalta, miten erilaisissa kriisitilanteissa toimitaan ja viestitään (esimerkiksi urheilijan menehtyminen, valmentajan epäasiallinen käyttäytyminen jne.) Uimahallilla toimiessa voi sattua ja tapahtua, jonka vuoksi on erityisen tärkeää, että jokainen ohjaaja/valmentaja perehtyy uimahallikohtaisiin turvallisuussuunnitelmiin osatakseen toimia vaaratilanteissa.

Uintiurheiluseuran toiminnassa mahdolliset kriisityypit:

• Onnettomuudet ja tapaturmat
• Rikokset ja väärinkäytökset
• Talouden hallinnon väärinkäytökset
• Ulkoiset hyökkäykset (mustamaalaus, juorut)
• Toimintaolosuhteiden radikaalit muutokset

Visuaalisen ilmeen ohjeisto

Ulkoisessa viestinnän yhdennäköisyyden takaamiseksi noudatetaan Cetuksen visuaalisen ilmeen ohjeistoa aina kun mahdollista. Ohjeiston löytää seuran SharePointista tai henkilöstöltä pyydettäessä. Ohjeistossa on määritelty mm. seuramme viralliset värit ja typografia (fontti), joita tulee käyttää esimerkiksi tiedotteissa. Visuaalisen ilmeen ohjeistosta löydät ns. julistepohjat tiedotteiden lähettämiseen. Muistathan muuttaa julistepohjan pdf-tiedostoksi ennen sen lähettämistä sähköpostin liitetiedostona. Julistepohjan voi lisäksi jakaa pdf-tiedostona tai kuvana seuran nettisivuilla. Sosiaalisen median päivityksissä tulee pyrkiä käyttämään visuaalisen ilmeen ohjeiston kanssa mahdollisimman samankaltaista fonttia ja värejä.